Quando si parla di gestione documentale nelle aziende, un aspetto fondamentale riguarda il collegamento tra DDT (Documento Di Trasporto) e fattura elettronica. Questo processo, se gestito manualmente, può diventare complesso e soggetto a errori. Vediamo insieme come funziona e come semplificarlo.
Cos’è il DDT e quando viene emesso?
Il Documento Di Trasporto viene emesso prima della consegna della merce o del suo ritiro da parte del corriere. Ha lo scopo di accompagnare fisicamente la merce durante il trasporto, attestando il trasferimento tra mittente e destinatario.
Successivamente, viene emessa la fattura, e nel caso si tratti di fattura elettronica, è fortemente consigliato indicare al suo interno i riferimenti ai DDT associati. Questo consente di collegare puntualmente i documenti, migliorando la tracciabilità e la chiarezza nei rapporti con clienti e fornitori.
Dove si inserisce il riferimento al DDT nella fattura elettronica?
Il tracciato XML della fattura elettronica prevede una sezione apposita per questo tipo di informazioni: si tratta della sezione DatiDDT, che consente di riportare i seguenti dati:
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NumeroDDT: il numero del Documento di Trasporto
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DataDDT: la data di emissione del DDT
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RiferimentoNumeroLinea: l’elenco delle linee della fattura alle quali il DDT si riferisce
È possibile inserire più sezioni DatiDDT, una per ciascun documento di trasporto. Questo accade, ad esempio, quando si emette una sola fattura che raggruppa più consegne effettuate nel mese.
Attenzione al campo RiferimentoNumeroLinea
Uno degli aspetti più delicati riguarda proprio il campo RiferimentoNumeroLinea. Questo serve a indicare esattamente quali righe della fattura sono collegate a uno specifico DDT. Ogni riga di dettaglio nella fattura elettronica ha infatti un campo NumeroLinea, che la identifica in modo univoco (es. 1 per la prima voce, 2 per la seconda, e così via).
Se si omette questo campo, si intende che il DDT si riferisce all’intera fattura, ma in caso di riferimenti specifici è fondamentale indicare correttamente i numeri delle linee coinvolte.
Un processo complesso… ma automatizzabile!
La gestione manuale di queste informazioni può risultare complessa, soprattutto quando si emette una sola fattura per più DDT, come nel caso di fatturazione riepilogativa a fine mese. Inserire numero, data, e riferimenti linea per ogni documento può diventare un’attività lunga e soggetta a errori.
WindDoc semplifica tutto
Per venire incontro a questa esigenza, WindDoc ha automatizzato completamente il processo. Quando si genera una fattura da uno o più DDT all’interno della piattaforma, tutti i dati vengono compilati automaticamente, inclusi i riferimenti ai DDT e alle linee corrispondenti della fattura.
In questo modo si ottiene un duplice vantaggio:
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Risparmio di tempo
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Riduzione del rischio di errori
La gestione integrata tra DDT e fattura elettronica non è più un problema, ma un processo fluido e immediato.