La registrazione corretta di una fattura elettronica ricevuta: data di emissione e data di ricezione
Nel contesto della fatturazione elettronica, è essenziale comprendere come gestire correttamente le fatture ricevute, considerando la presenza di due date fondamentali: la data di emissione e la data di ricezione. Entrambe queste date giocano un ruolo cruciale nella registrazione contabile e fiscale, determinando il periodo di competenza e le scadenze per l’adempimento degli obblighi fiscali.
La data di emissione rappresenta il momento in cui il fornitore ha emesso la fattura e l’ha inviata al Sistema di Interscambio (SdI). Questa data è indicativa del periodo in cui l’operazione economica si è conclusa. La data di ricezione, invece, segna il momento in cui la fattura viene effettivamente recapitata al destinatario attraverso il SdI. Secondo le disposizioni normative, la fattura si considera ricevuta quando risulta essere recapitata. Ai fini fiscali, per l’esercizio della detraibilità dell’IVA, la data rilevante è quella di ricezione certificata dal SdI.Esistono casi in cui una fattura non viene recapitata a un indirizzo specifico. In queste situazioni, la fattura viene depositata all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. In tale circostanza, l’emittente ha l’obbligo di avvisare il destinatario. La data rilevante per la detraibilità dell’IVA sarà quella in cui il destinatario prende visione della fattura nel portale.
Per garantire una corretta registrazione, è necessario verificare che la fattura sia stata ricevuta attraverso il proprio gestionale o il portale dell’Agenzia delle Entrate. Qui si possono consultare tutti i dettagli della fattura, compresa la data di ricezione comunicata dal SdI. Una volta verificati questi dati, la registrazione deve riportare con precisione sia la data di emissione che quella di ricezione.
Nel momento in cui si registra una fattura nel sistema contabile, la data di emissione viene utilizzata come “data documento”, mentre la data di ricezione rappresenta la “data di registrazione”. Per esempio, se una fattura è stata emessa il 25 gennaio 2025 e ricevuta il 27 gennaio 2025, la registrazione corretta riporterà queste due date distinte. Tale distinzione permette di rispettare le normative fiscali, che prevedono che la detrazione IVA possa essere esercitata solo dalla data di ricezione in avanti, indipendentemente dalla data di emissione della fattura.
Questa separazione temporale ha anche un impatto sulla competenza contabile. Mentre la data di emissione serve per identificare il periodo in cui l’operazione si è svolta, è la data di ricezione che determina quando la fattura può essere effettivamente registrata. Questo aspetto diventa cruciale per evitare errori nei dichiarativi fiscali e per garantire una corretta gestione della contabilità aziendale.
È consigliabile monitorare regolarmente il portale del SdI o utilizzare un software gestionale per verificare la presenza di nuove fatture ricevute. La collaborazione con il proprio commercialista è altrettanto importante per assicurare che tutte le operazioni vengano registrate correttamente e nei tempi previsti. Infine, l’uso di strumenti tecnologici che automatizzano la registrazione può ridurre significativamente il rischio di errori, semplificando il processo gestionale.
La gestione accurata delle date di emissione e ricezione nelle fatture elettroniche rappresenta un elemento chiave per garantire la conformità normativa e per mantenere un sistema contabile ordinato ed efficiente. Attraverso un approccio attento e l’utilizzo di strumenti adeguati, è possibile gestire le fatture in modo semplice e sicuro.