La fatturazione elettronica è già da tempo una realtà con cui ogni azienda Italina ed ogni possessore di partita Iva si è dovuto scontrare: ha cambiato e cambierà completamente il modo in cui si compileranno, invieranno e riceveranno le fatture.
Chi deve utilizzare la fattura elettronica?
Facciamo una piccola premessa. Ad oggi non tutti i possessori di partita iva sono obbligati ad utilizzare la fattura elettronica. Infatti i regimi Minimi e Forfettari non presentato l’obbligo di adesione e possono inviare e ricevere le fattura in formato cartaceo.
Ma perché questo?
Per ora la fattura elettronica viene usata dall’agenzia delle entrate per il calcolo iva delle fatture. Per questo motivo chi è in regime Minimo o Forfettario (emettendo fattura senza iva) non detiene l’obbligo di adesione ed invio della fattura elettronica e può inviare e farsi recapitare le fatture in formato cartaceo.
Cosa consiste in realtà la fatturazione elettronica?
C’è ancora molta confusione su cos’è fisicamente la fattura elettronica, cerchiamo allora di spiegarlo in modo semplice.
La fattura elettronica è un semplice file di testo che segue delle regole di formattazione basate sul metalinguaggio XML. Un file XML è così strutturato :
<xml> <campo1>valore1</campo1> <campo2>valore2</campo2> <gruppo_a> <campo3>valore3</campo3> <campo4>valore4</campo4> </gruppo_a>
In un file Xml ogni campo (campo1, campo2, ecc…) ha in se un valore ben specifico (valore1 , valore2 , ecc…). Possiamo tramite questo formato reperire facilmente un valore di un determinato campo
o di un determinato campo appartenente ad un gruppo. La fattura elettronica segue esattamente questo formato dove, in base ad un documento guida rilasciato dall’agenzia delle entrate, ci vengono indicati quali sono i campi da creare e compilare.
Possiamo già quindi dedurre cosa ci chiederà l’Agenzia delle Entrate in una fattura elettronica : l’anagrafica di chi emette la fattura, l’anagrafica di chi riceve la fattura ed i prodotti/servizi che contiene la fattura.
Come si invia una fattura elettronica?
Una volta che abbiamo generato il nostro file XML della fattura elettronica è necessario inviarla all’Agenzia delle Entrate. Per poter inviare il file, questo deve essere firmato digitalmente.
Ma perché è necessario firmare un file digitalmente? cos’è la firma digitale/elettronica?
Firmare elettronicamente un file significa conferirne valore giuridico, quindi operazione necessaria per conferire validità legale ad un documento.
L’invio della fattura elettronica può quindi essere fatto in 4 modalità :
- 1) firmando il documento elettronicamente e caricarlo sul portale dell’Agenzia delle Entrate
- 2) utilizzare l’app Fatturae messa a disposizione dell’Agenzia delle Entrate
- 3) utilizzare la mail PEC per l’invio
- 4) canale telematici accreditati (servizi di terze parti)
In tutti i casi eccetto l’invio tramite PEC è necessario firmare elettronicamente la fattura elettronica.
Come mai non è necessario firmare la fattura quando la si invia con metodo PEC?
L’email PEC conferisce già valore legale alle singole email che vengono scambiata fra due email PEC (email PEC di chi invia ed email PEC di chi riceve). Quindi una fattura elettronica inviata tramite PEC assume già validità giuridica e non è necessario firmarla digitalmente prima dell’invio.
Quando e come viene accetta una fattura elettronica?
La fattura elettronica, dopo essere stata inviata, viene processata dall’agenzia delle entrate. In questi mesi abbiamo constato differenti tempistiche per il processo di una singola fattura, che va da pochi minuti fino a 2/3 giorni. Questo dipende molto dal carico dei veri server del sistema di interscambio (SDI) che processano le fatture. Dopo essere stata processate la fattura può essere :
- 1) scartata, perché presenta degli errori
- 2) accettata
Nel caso in cui la fattura è accettata questa viene inserita nel nostro cassetto fiscale consultabile dal sito dell’Agenzia delle Entrate e inviata al destinatario ove possibile. L’invio della fattura al destinatario avviene tramite il famoso codice destinatario che è necessario richiedere per l’emissione della fattura. Tale codice (può essere composto da lettere/numeri o essere un’email PEC) informa l’agenzia delle entrate a chi dovrà inviare la fattura emessa.
Conservazione : cos’è e a cosa serve?
Ora che abbiamo inviato una fattura all’agenzia delle entrate, o nel caso ne abbiamo ricevuta una, per legge è necessario conservare per 10 anni tale documento. Ma cos’è la conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana che permette di garantire nel tempo la validità legale di un documento. Nel caso di un documento digitale come la fattura elettronica questa procedura permette di datare e rendere immodificabile il documento tramite una determinata procedura di marca temporale.
Tale proceduta non può essere fatta in “casa”, ma sono necessari dei software e delle tecniche specifiche affinché la conservazione sia fatta a Norma di legge.
In questo caso l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione gratuito delle sole fatture elettroniche che è possibile attivare all’interno del nostro portale sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Ovviamente è anche possibile avvalersi di servizi di terze parti per il servizio di conservazione in modo da avere in controllo diretto di questa procedura.